Dijitalleşmenin artması ve kağıt belgelerin azalmasıyla, hem kamu hem de özel kuruluşlarda elektronik belge yönetimi giderek daha fazla kullanılıyor. Ama bu terim ne anlama geliyor? Bu süreç neleri içerir ve hangi hedefleri ele alır?
· Belge yönetimini ve kullanımını optimize etmek için bir süreç
Elektronik belge yönetimi, belgeleri yönetmek için kullanılan tüm bilgisayar teknoloji kaynaklarını, yazılımları ve donanımı tanımlar. Özellikle; belgelerin taranması, dağıtılması, sınıflandırılması, indekslenmesi ve depolanmasını bir araya getirir. Elektronik belge yönetimi; kağıt, elektronik belgeleri ve bunlarla ilişkili verileri içerir. Özelleştirilmiş, yüksek performanslı elektronik yöntemlerin kullanılmasıyla, belgelerin optimize edilmiş yönetimine ve kullanımına izin verir. Bir şirket içinde elektronik belge yönetiminin amacı, oluşturmalarından veya taramalarından arşivlemelerine veya imha edilmelerine kadar basit kullanımlarını sağlamak için tüm belgelerin bir veri tabanını oluşturmaktır.
· Elektronik belge (E-Belge) kullanımının faydaları
Elektronik belge yönetimi, belgelerin içeriğini vurgulamaya ve yönetimlerini optimize etmeye yardımcı olan araçlar kullanılarak şirketlerin üretkenliği ve kaliteyi arttırmasına olanak tanır. Belgelerin merkezileştirilmesi yanıt verilebilirliği arttırır. Tüm belgeler aynı yerde gruplandırılır, erişilebilir ve tek tip kurallara göre sınıflandırılır. Arama süresi çok sınırlı olduğundan, belge türüne, konseptine veya anahtar kelimeye göre danışma anında gerçekleşir.
Elektronik belgeler, kağıt belgelerin aksine zamanla solmaz. Kullanıcılar, belge türlerine göre kişisel erişim yetkilerine sahip olduklarından, belgelerin danışılması ve değiştirilmesi güvenlidir. Her yetkili kullanıcı, doğrulanmış belgelere aşina olabilir ve hatta aynı işle ilgili tüm belgeleri bir araya toplayabilir. Belgelere her an her yerden erişilebildiği için hareketlilik kolaylaştırılmıştır. Belge izlenebilirdir, bu nedenle yazarını bilirsiniz ve oluşumundan bu yana geçmişine erişebilirsiniz.
Belgelerin kayıt edilebilmesi, kağıt arşivlerinin azaltılması sayesinde önemli miktarda para ve alandan tasarruf etmenizi sağlar. Veriler doğrudan bilgisayar sistemine entegre edilebilir; örneğin bir fatura doğrudan muhasebe sistemine entegre edilebilir. Belgeler güncel ve kopyaları yoktur. Belge akışı yönetimi tüm belgeler için optimize edilmiştir. Belgesel varlıklar, taranmış kağıt belgeler, elektronik belgeler (Word, excel, powerpoint, Pdf, …vb), üçüncü şahıslardan kaydi değer taşıyan belgeler (e-faturalar, e-irsaliyeler, e-mutabakatlar, e-müstahsil makbuzları, mektuplar, e-postalar,…vb), iş uygulamalarından belgeler.
· Belge dağıtımı ve saklama
Yaygınlaştırma: elektronik belge yönetimi ile, belge yayımı genellikle intranet veya internet kullanılarak veya flash sürücü gibi fiziksel bir ortam aracılığıyla gerçekleştirilir. Web tarayıcıları ile çalışan danışma ve indeksleme sistemleri de vardır.
Depolama: Sunduğu avantajlar karşılığında, elektronik belge yönetimi, veri tabanının boyutuna ve ne sıklıkla başvurulduğuna bağlı olarak, tutulan belgelerin depolanmasına uygun bir organizasyon gerektirir. El ile veya otomatik olarak gerçekleştirilebilen belgelerin periyodik olarak silinmesini veya arşivlenmesini programlamak için elektronik belge yönetimi sistemi kurulurken belgelerin raf ömrü de dikkate alınmalıdır.
· Elektronik Belge Yönetimi Neler İçerir?
E-Fatura
Teknik açıdan e-Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir. Söz konusu mesajlaşma altyapısı ve mevzuatla ilgili bilgi için buradan bilgi alabilirsiniz.
E-Arşiv
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olacak sektör ve mükellef grupları genişletilerek, e-Arşiv Faturanın elektronik ortamda oluşturulması, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar yeniden düzenlenmiştir. Söz konusu mevzuatla ilgili bilgi için buradan bilgi alabilirsiniz.
E-İrsaliye
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirli sektör ve mükellef gruplarına e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. E-İrsaliye uygulaması, kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” nin elektronik ortamda düzenlenmesi, elektronik ortam da iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemeleri kapsayan uygulamadır. Söz konusu mesajlaşma altyapısı ve mevzuatla ilgili bilgi için buradan bilgi alabilirsiniz.
E-Defter
E-Defter uygulaması, yevmiye defteri ve defter-i kebir belgelerinin, belirlenen standartlara uygun şekilde dijital ortamda hazırlanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na kolay ve hızlı bir şekilde gönderilmesini sağlıyor. Söz konusu mevzuatla ilgili bilgi için buradan bilgi alabilirsiniz.
E-Müstahsil Makbuzu
Kağıt müstahsil makbuzu ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan E-Müstahsil Makbuzu, defter tutan çiftçilerin veya toptancıların, defter tutmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler karşılığında düzenledikleri ticari belgelerdir. E-Dönüşüm uygulamaları ile birlikte kağıt olarak düzenlenen müstahsil makbuzu da elektronik ortama taşındı. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen usul ve esaslara göre elektronik ortamda düzenlenmesi, muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve raporlanması süreçlerine E-Müstahsil Makbuzu Uygulaması denilmektedir.
E-Serbest Meslek Makbuzu
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak geliştirilen Serbest Meslek Makbuzu çözümüyle, serbest meslek erbapları işlerini dijitale taşımanın rahatlığını yaşıyor.
e-SMM kapsamında serbest meslek makbuzları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulabiliyor, muhafaza ve ibraz edilebiliyor, raporlanabiliyor. Böylece bu işletmeler hem makbuz hazırlama hem de iletme süreçlerini kolaylaştırıp maliyetleri kontrol altına alabiliyor.
Office365
Microsoft’un ofis araçlarının abonelik sisteminde kullandığı marka adıdır. Bir dizi ürün ve hizmetten oluşur. Ticari kullanıcılar için Office 365, office yazılımlarına e-posta ve sosyal ağ hizmetleri sağlayan planlar sunar. Office 365 sayesinde, kullanacağınız kişi kadar ödeyerek Microsoft araçlarını anında kullanmaya başlayabiliyorsunuz.
SONUÇ
Artan kalite ve azalan işlem maliyetlerine izin veren elektronik belge yönetimi, hem özel hem de kamu kuruluşları tarafından benimsenir. Etkili bir araçla sonuçlanması için, bunun dikkatlice hazırlanması ve iş süreçlerinin uyumlu hale getirilmesi ile birlikte yapılması gereken bir projedir.
