Mutabakat Nedir?
Mutabakat nedir denildiğinde genel tabiriyle karşılıklı tarafların sağladığı uzlaşma olarak tanımlanmaktadır. Muhasebe kayıtlarının teyidinde, karşılıklı mutabık kalınmasında, borç ve alacak meselelerinde firmaların kullandığı bir kavramdır.
Mutabakat tanımı en özet anlaşılır haliyle; karşılıklı iş süreçleri içinde olan firmaların dönem sonunda alacak ve borç bilgilerini karşılıklı olarak bildirmesi işlemidir. Bu bildirme işlemi kontrol ve gerekirse düzeltme işlemleriyle devam eder ve taraflar mutabık kalmaya çalışır.
Firmaların ön muhasebe, finans, muhasebe gibi departmanlarında sıklıkla kullanılan mutabakat işlemleri bu birimler tarafından yürütülmektedir. Öte yandan dijitalleşmenin her alanda hayatı kolaylaştırmasından sonra e-mutabakat gibi işlemler de mümkün hale gelmiştir.
E-mutabakat elektronik e-posta yoluyla mutabakat bildirim formlarının hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaştırılmasını sağlarken kolay bir iletişim ile mutabık kalınmasını da hızlandırmaktadır. Öte yandan e-mutabakat ile gereksiz iş gücünün önüne geçilmekte arşivleme yükünden de büyük oranda kurtulmuş olunur.
Mutabakat Nasıl Yapılır?
Mutabakat işlemi nedir dediğimizde Türk Ticaret Kanunu’nun 94. Maddesinde belirli aralıklarla yapılması gerektiği belirtilmiştir.
İlgili madde şöyledir;
“Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir. Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır” şeklindedir.
Yukarıda da anlatıldığı gibi mutabakat işlemleri nasıl gerçekleştirilir konusunun daha iyi anlaşılması için birkaç maddede sıraladık.
Sözleşme ya da belirlenen sürede hesap devreleri kapatılmalıdır.
Devre sonralarında taraflar formlarla bilgilerini paylaşır.
Bilgilerin doğruluğu teyit edildikten sonra bilgiler ıslak imzalı olarak tarafa gönderilir.
Tutarlarda yaşanan hatalar mevcutsa mutabakat sağlanamaz. Mutabakat sağlanamaması nedenleri karşı tarafa iletilmelidir.
Taraflar sorunların çözülmesi için iletişime geçer ve en kısa sürede mutabık kalınması için gerekli düzeltmeler yapılır.
Mutabakat Geri Bildirim Süresi Ne Kadardır?
Türk Ticaret Kanunu’nun 94. Maddesinde bu sorunun cevabı açıkça verilmiştir. “Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır” şeklindedir.
E-Mutabakat Nedir?
Günümüzde elektronik işlemler mutabık kalınmasını da hızlı bir yola sokmuştur. Faks, form gibi yazılı işlemler dijitalleşmenin gelişmesi ile yol olmaya yüz tutmuştur. Fiziki olarak ıslak imzalı belgelerin karşı taraf iletilmesi zaman almaktadır.
E-mutabakat e-posta yoluyla tüm işlemlerin hızlı ve olay bir şekilde yapılmasını mümkün kılmaktadır. Böylece taraflar sürekli iletişim halinde olarak mutabık kalmayı da kolay bir hale getirmektedir.
E-mutabakatı iş süreçleri uyan tüm firmalar kullanabilir. KEP denilen Kayıtlı Elektronik Posta işlemlerin kayıtlı kalması ve ispatlanmasında da etkili rol oynamaktadır. E-mutabakat nasıl yapılır dediğimizde ise sunulan pek çok e-mutabakat yazılım seçeneği de mevcuttur.
E-mutabakatın firmalara sunduğu faydalar;
Kayıtlı elektronik e-posta yolunu kullanan firmaların mutabık kalma süreci kısalmaktadır.
Alıcı bilgileri oldukça nettir ve herhangi bir güvenlik zafiyetinin önüne geçişir.
İçeriğin değiştirilmesi mümkün değildir.
Belgelerin depolanması açısından zamandan ve mekandan tasarruf sağlanır.
Somut bilgiler sunulması ve hızlı iletişime geçilmesi açısından işlerin hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Arşivleme yükünü büyük oranda azaltır.
Kağıt kullanımını en aza indirmesiyle çevre dostu bir uygulamadır.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
Cari hesap mutabakatı ve BA(bildirim alış) – BS (bildirim satış) mutabakatı olarak 2 çeşit mutabakat mevcuttur. Öte yandan firmaların kendi aralarında gerçekleştirdiği özel mutabakatlar da bulunmaktadır.
Cari hesap mutabakatı: Cari hesap mutabakatına bakıldığında firmaların karşılıklı olarak mutabık kalmak için hazırladıkları formlardır. Firmaların alış-satış işlemlerinin kontrolünün sağlanması, herhangi bir eksik ya da hatanın düzeltilmesi ve karşılıklı teyitleşilmesi için yapılmaktadır.
Cari mutabakat form bildirimini e-posta ile elektronik ortamda yapabileceğiniz gibi kağıt ortamında faks ile de gerçekleştirebilirsiniz. Cari mutabakat formu ıslak imzalı ve kaşeli olmalıdır.
BA/BS mutabakatı: BA mutabakatı bildirim alış anlamına gelmektedir ve ürün ve hizmet alımlarıyla ilgili yapılan bildirimleri içerir. BS mutabakatı ise bildirim satacak anlamına gelmektedir. Ürün ve hizmet satışlarıyla ilgili yapılan bildirimlere denmektedir.
Firmaların kendi aralarında düzenlediği fatura ve tutarlarıyla ilişkili bir mutabakat türüdür. BA/BS mutabakatında firmaların bir ay içerisinde düzenledikleri ve aldıkları faturaların toplam bedeli KDV hariç 5.000 TL’yi geçtiğinde bunu vergi dairesine bildirmekle görevlidir. Formlarda yapılan hataların düzeltme süreleri de 10 günle sınırlandırılmıştır.
BA/BS mutabakatında formun yanında gerekli bazı belgeler mevcuttur. Aşağıda sıraladık;
Gider pusulası 5.000 TL ve üzeri mal veya hizmet faturaları Kur farkından kaynaklanan faturalar Serbest meslek makbuzları İade faturaları
Mutabakatın Vergi Beyannamesinden Farkları Nelerdir?
Cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı çoğunlukla vergi beyannamesi ile karıştırılmaktadır. Faturalar için form düzenleyen firmalar bildirimlerini vergi dairesine yapmakla mükelleftir. Vergi beyannamesiyle aynı olmayan bu işlemlerde form bildiriminden sonra herhangi bir ödeme yapılmamaktadır. Mutabakat formlarında amaç amaç kayıt dışı alım-satımın önüne geçmektir. Mutabakat formları KDV iadeleri için önemli bir Veritabanı oluşturmaktadır. Öte yandan kişilerin vergi mükellefi olup olmadıklarını, kayıt dışı satış yapıp yapmadıklarını da anlamak için önemli işlemlerdir.
E-ticarette Mutabakat Süreçleri Nasıl İşlemektedir?
Dijital dünyanın tam içinde yer alan e-ticarette muhasebe işlemleri entegre muhasebe yazılımları ile oldukça kolay bir hal almaktadır.