Ticaret hayatında, pek çok farklı fatura tipi kullanılır. Bu noktada akıllara ilk gelen örneğin satış faturaları olduğu rahatlıkla söylenebilir. İrsaliyeli faturalar ve iade işlemleri için düzenlenen de bu tip belgelerin diğer örnekleridir. Saydıklarımız dışında özellikle, ithalat ve ihracat işlemleri için kullanılan bir fatura tipi daha vardır. Proforma fatura olarak bilinen bu evrak türünün düzenlenme şekli, hukukî niteliği gibi birçok farklı detay, iş hayatı çerçevesinde sık sık karşımıza çıkar. Bu yazımızda proforma faturalara dair merak edilen konulara açıklık getireceğiz.
Proforma Fatura Nedir? Özellikleri Nelerdir?
Tipik satış işleminde, alıcı ve satıcı konumundaki taraflar, ilgili ürünün miktarı ya da fiyatı gibi konuları, karşılıklı iletişimle belirler. Bu aşamada, fatura veya benzeri bir evrak düzenlenmez. Alışveriş tamamlanıp müşteri pozisyonundaki taraf ürünü satın alacağını ve buna bağlı olarak belirlenmiş meblağı ödediğini ya da ödeyeceğini kabul ettiğinde fatura kesimi yapılır. Fakat proforma faturalar, işlevini bu şekilde özetleyebileceğimiz klasik satış faturalarından farklı bir amaçla kullanılır.
Proforma fatura, bir ön belge olarak değerlendirilebilir. Bu evrak, satıcının alıcıya yapılacak işlem ya da alışverişe konu olacak ürüne dair sunduğu teklifin kâğıda dökülmüş hâlidir. Böylelikle satış işleminde ortaya çıkabilecek yanlış anlaşılmalar ortadan kaldırılır ve teklifin incelenmesi gibi süreçler çok daha sorunsuz şekilde yürütülebilir. Bu tip evrakların bazı temel niteliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:
Üzerinde proforma fatura olduğunu belirten bir ibare yer almalıdır.
Kesilme zorunluluğu bulunmaz.
Herhangi bir vergi uygulamasına tabi değildir.
Proforma fatura özellikleri arasında bu yapıdaki belgelerin herhangi bir kesinlik taşımaması da yer alır. Diğer fatura çeşitleri ve proforma bu noktada birbirinden ayrılır. Klasik tipteki faturalar, kesinliği sabitlenmiş belgelerdir. Ancak üzerlerine resmî notlar düşülerek değiştirilebilir ya da iptal edilebilir. Fakat böyle bir durum, proforma faturalar için geçerli değildir. Bir teklif niteliği taşıması itibarıyla bu evrak üzerinde oynamalar yapılması mümkündür.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Bu tür belgelerin ne olduğundan ve özelliklerinden bahsettikten sonra şu soru karşımıza kaçınılmaz olarak çıkar: Proforma fatura ne işe yarar?
Yukarıda da belirttiğimiz üzere bu tip faturalar, bir ön belge niteliği taşır. Yapılacak alışverişin kapsamını ve genel yapısını net şekilde ortaya koymayı amaçlar. Böylelikle satışın her iki tarafının da talepleri kolayca anlaşılabilir ve tartışılabilir, üzerine fikir alışverişi yapılabilir hâle gelir. İşlemin gerçekleşmesi için bir kurumdan izin alınması gerekiyorsa ya da peşinat ödemesi yapılacaksa proforma faturalar dayanak işlevi görür.
Proforma Fatura Hangi Alanlarda Kullanılır?
Proforma fatura düzenleme işlemi, özellikle farklı ülkelere yönelik alım ve satımlarda kullanılır. İthalatçı ve ihracatçı arasındaki alışverişini şartları, bu belgelerle ortaya konulur. Alıcı konumundaki şirket, satıcının proforma üzerinden sunduğu teklifi kabul ederse işleminin resmî boyut kazanması için ayrıca bir satış faturası kesilmesi zorunluluğu ortaya çıkar.
Klasik tipte yurt dışı satış işlemlerinde olduğu gibi proforma fatura, e-ihracatta da kullanılabilir. Bu tür işlemlerde ilgili evrak, e-posta yoluyla karşı tarafa iletilebilir.
Proforma fatura ihracat dışında bankacılık işlemleri için de tercih edilen bir belge türüdür. Yapacağı harcama ya da yatırım için bankalardan kredi talebinde bulunan şirketler, bankaları bu evrakı kullanarak işlemin içeriği hakkında bilgilendirir. Yani proforma fatura ile kredi almak görece daha kolay olabilir.
Proforma Fatura Kesmek Hangi İşletmeler İçin Uygundur?
Ticari faaliyetlerine devam eden her işletme, proforma fatura hazırlama hakkına sahiptir. Belgenin proforma niteliğine sahip olduğunu belirtmek kaydıyla şirketler, yapılacak işlemler doğrultusunda bu tür faturalar düzenleyebilir. Daha çok dış ticarette kullanılan bir belge olması itibarıyla iş planı ihracat süreçlerini de kapsayan işletmelerin daha sık proforma kestiğini söylemek mümkündür. İhracatta Fatura Kullanımı başlıklı içeriğimizden dış ticaret işlemlerinin belgelendirilmesi hakkında daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Proforma Fatura Kimlere Kesilebilir?
Benzer şekilde bu tür faturaların kimlere ya da hangi tür şirketlere kesilebileceğine dair bir kısıtlama da bulunmaz. Teklifli bir alışveriş sürecinin tarafı olan herhangi bir işletmeye bu tür faturalar düzenlenebilir. Dış ticaret üzerinden düşünürsek proforma faturaların ithalatçılara kesileceğini söyleyebiliriz.
Proforma Faturanın Hukukî Niteliği Nedir?
Proforma fatura hukukî niteliği olmayan bir belge türüdür. Bu tür bir fatura, ne alıcıyı ne de yasal düzlemde belli yükümlülüklerin altına sokar. Ticaret ve vergi hukukunda söz konusu faturalara dair herhangi bir düzenleme bulunmaması, bu sonucu doğurur. Dolayısıyla net bir proforma fatura geçerlilik süresinden bahsetmek de oldukça güçtür. Faturayı düzenleyen firmanın teklifi hâlâ masada ise belgenin, yasal anlamda olmasa da pratikte geçerliliğini koruduğu ifade edilebilir.
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Proforma fatura oluşturma konusunda da herhangi bir yasal düzenleme yoktur. Şirketler kendi tercihlerine göre bu işlemi, elle ya da bilgisayar üzerinde yapabilir. Proforma ve e-fatura arasındaki farklardan biri de budur. Söz konusu işlem için muhasebe programlarında bulunabilen, proforma fatura sistemi olarak adlandırılan yazılımlar da tercih edilebilir.
Proformaların hazırlanışı, klasik faturalara benzese de bunun için maliye tarafından onaylanmış kâğıtların kullanılması gerekmez. Antetli kâğıtlar, bu işlem için yeterli olacaktır. Evrakın sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih yazılır. Sol üst köşede ise alıcı ve satıcının unvanlarına yer verilir. Faturanın gövde olarak da bilinen orta kısmında ise alışverişe konu olan ürünlere dair bilgiler bulunmalıdır.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Bu tür belgelerde bulunması gereken öncelikli bilgi, elbette ki proforma fatura tutarıdır. Tutarın dışında evrakta şu bilgiler de yer almalıdır:
Düzenlenme tarihi
Mal ve hizmetin cinsi
Satıcının ve alıcının isim ya da unvanları ile adresleri
Ödeme yöntemi
Ürünün menşei
Teslim şekli
Mal veya hizmetin birim fiyatı ve miktarı
Malların ağırlığı ve ebatları
Sevkiyat şekli
Malların ambalaj özellikleri ile benzer detay ve açıklamalar
Navlun ve sigorta prim bedelleri
Düzenleyen kişinin imzası
Bu bilgilerden herhangi birini içerememesi, o faturanın geçersiz olduğu anlamına gelmez. Fakat süreçlerin belirli düzen çerçevesinde devam edebilmesi için belgelerin, saydığımız verileri içerek bir şablon üzerinden düzenlenmesi faydalı olacaktır.