Zaman Yönetimi Nedir?
“Zaman yönetimi nedir?” sorusunu “Sahip olunan vakti işler ve sorumluluklar arasında paylaştırmak için yapılan organizasyon” şeklinde yanıtlamak mümkündür. Söz konusu organizasyonu şirket faaliyetleri açısından tanımlamak gerekirse; işlerin başlangıç, bitiş tarihlerinin ve etkinlik zamanlarının belirlenerek bir plana oturtulması bu kapsamda yer alır. Vakti verimli ve etkili bir biçimde kullanmak için yapılan çalışmaların tamamı zaman yönetimi olarak adlandırılabilir.
ABD’nin otuz dördüncü devlet başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından belirlenen metot, zamanı iyi yönetmek konusunda yapılan çalışmalara örnek gösterilebilir. Eisenhower, yarattığı metodolojide bir aciliyet sıralaması yaratmıştır. Söz konusu sıralamaya göre işler ve etkinlikler aşağıdaki biçimde tasnif edilebilir.
Önemli ve acil
Önemli ve acil değil
Önemsiz ama acil
Önemsiz ama acil değil
Eisenhower metodu, zaman yönetimi kavramını tanımlamak için kullanılabilecek bir yöntemdir. Bu metoda göre sahip olunan zaman, işlerin önem ve aciliyet durumuna göre organize edilir. Böylece hangi işin ne kadar vakit alacağı belirlenerek etkin ve verimli bir çalışma yürütmek mümkün olur.
Şirketlerde Etkili Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?
Organizasyon eksikliği şirketler için büyük bir stres kaynağıdır. İşlerin öncelikleri ve teslim zamanları gibi koşullar belirlenmediği takdirde ideal çalışma şartları oluşturmak zordur. Böyle bir durumda, saatler süren faaliyetler bile somut ve tatmin edici sonuçlar vermeyebilir. Verimli çalışarak hedeflere zamanında ulaşmanın yolu ise işleri vakte göre organize etmekten geçer.
“Zaman yönetimi neden önemlidir?” sorusunu yanıtlarken tüketici memnuniyeti faktöründen bahsetmek faydalı olur. Markanızı tercih eden tüketicilerin aldıkları hizmetten memnun kalması zaman ve kalite faktörüne bağlıdır. Sattığınız ürünleri taahhüt ettiğiniz vakitte teslim etmenizin yolu iyi bir organizasyondan geçer. Etkin bir planlama yaparak firmanızı seçen kişilerin yaşadıkları deneyimden mutlu olmalarını sağlayabilirsiniz.
İş akışının organizasyonu, şirket zaman yönetimi avantajları arasında yer alır. Karmaşık bir süreç içinde iş verimi sağlamak zordur. Vakti iyi yöneterek söz konusu zorluğu aşmak ve hedefleri kısa sürede, gereken kaliteyi koruyarak gerçekleştirmek olanaklı hâle gelir.
Şirketlerde Zaman Yönetimi Nasıl Yapılmalı?
Hedef belirlemek zaman yönetiminin ilk aşamasıdır. İş planı, söz konusu amaçlara göre oluşturulmalıdır. Eldeki işlerin bir listesini yaparak sahip olunan vakti aciliyet ve önem durumuna göre organize etmek gerekir. Bu noktada hedefler büyüklüklerine ve onlara ulaşmak için harcanması gereken kaynaklara göre uzun ya da kısa vadeli olarak belirlenebilir.
Zaman organizasyonunun başarılı olması, dikkat dağıtıcı unsurların ortadan kaldırılmasına bağlıdır. İş ortamı, konsantrasyonu arttıracak bir biçimde düzenlenmelidir. Örneğin; personelin ihtiyaç duyduğu gereçlerin tamamı, kolay ulaşabileceği yerdelerde konumlanmalı ve rahatça kullanılacak biçimde tasnif edilmelidir. Dosya paylaşımı ve iletişim gibi pratik hâle getiren dijital ortamların düzenlenmesi de hızlı kullanımı destekleyen biçimde yapılmalıdır. Söz konusu hususlara dikkat ederek etkin bir zaman yönetimi gerçekleştirmek mümkündür.
İş Planı Oluşturmanın Önemi Nedir?
İş planı oluşturmak zamanın haritalandırılmasını sağlar. Çalışma süreçlerini sorumluluklara ve teslim edilmesi gereken işlere göre oluşturarak akışın nasıl ilerleyeceğini belirleyebilirsiniz. Bu sayede kısa ve uzun vadeli hedeflerinizi yerine getirmek için başarılı bir plan yapabilirsiniz.
İş akışında olumsuz durumların ortaya çıkması normaldir. Plan oluşturmak, bu tür aksaklıklara karşı önlem almanıza da yardımcı olur. Örneğin; lojistik süreçleri için hedefler belirleyerek ürünlerin taşınması ve teslimi esnasında çıkması muhtemel sorunları ortadan kaldırabilirsiniz.
Uzaktan Çalışma Modeline Sahip Şirketler İçin Verimli Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?
Pandemi döneminde yaygınlaşan freelance ve uzaktan (remote) çalışma biçimleri zaman yönetiminin önemini arttırmıştır. İş yeri dışında çalışan personelin dikkat dağıtıcı unsurlara maruz kalma ihtimali yüksektir. Fiziksel ortamda bir arada olmayan personelin ekip çalışmalarında zorlanması da olası bir durumdur. Etkin bir planlama yaparak uzaktan çalışma faaliyetlerinde zaman yönetimi yapmak mümkündür.
İş planı, uzaktan çalışmada verimli zaman yönetiminin ilk aşamasıdır. Personelinize verdiğiniz işleri günlük, haftalık veya aylık hedefler şeklinde kategorize ederek iyi bir zaman yönetimi oluşturabilirsiniz. Örneğin; çalışanın yazmakla yükümlü olduğu bir rapor varsa, veri analizi ve yazım aşaması için gereken son teslim tarihlerini belirleyebilirsiniz.
İletişim, remote çalışmada ekibi bir arada tutmak ve zamanı yönetmek için büyük bir öneme sahiptir. Personelinizle gün içinde düzenli iletişim kurarak işlerin zamanında bitmesini sağlayabilirsiniz. Düzenli periyotlarla online toplantılar organize ederek çalışmalar üzerine konuşabilir ve belirlenen programın uygulanmasını kolaylaştırabilirsiniz.
İş ve özel hayat dengesi remote çalışmada dikkat edilmesi gereken önemli konulardan biridir. Söz konusu dengenin sağlanması çalışma saatlerinin belirlenmesinden geçer. İş saatleriyle hobileri ve sosyal ilişkileri için tahsis ettiği zamanı ayrıldığında kişilerin çalışma motivasyonu yükselir. Söz konusu saatleri net şekilde belirleyerek uzaktan çalışan ekibiniz için verimli bir iş ortamı yaratabilirsiniz.
Şirketlerde Zaman Kaybettiren Unsurlar Nelerdir?
Plansızlık, iş hayatında zaman kaybı yaratan etkenler arasında büyük bir yere sahiptir. İşler bir program dâhilinde ilerlemediği takdirde zaman yönetimi yaparak verimli bir çalışma yürütmek mümkün olmaz. Böyle bir durumu uzun çalışma saatleriyle çözmek olanaklı değildir. Plansızlık, işlerin zamanında tamamlanmasını engellemenin yanı sıra sahip olunan vaktin ve enerjinin israf edilmesine de sebep olur.
İş yerinde odaklanmayı engelleyen unsurların bulunması etkili zaman yönetimini engelleyen unsurlardan biridir. Vakit organizasyonu konusunda iyi bir plan yapılmış olsa bile dikkat dağıtan ögelerle dolu bir ortamda verimli çalışmak zordur. Örneğin; gürültülü bir çalışan personelin işe odaklanma konusunda zorlanması normaldir.
İletişim sorunları zaman kaybına sebep olan etkenler arasındadır. Makul bir amacı olmayan geri dönüşler, sürekli çalan telefonlar ve sık sık gelen e-mail bildirimleri iş verimini azaltabilir. İletişimin ideal düzeyde olmaması hâlinde ciddi seviyede zaman kaybı yaşanması muhtemeldir.
Verimli Zaman Yönetimi ile Kaybedilen Zaman Nasıl Kazanılır?
Zaman kaybının önüne geçmek için sebeplerini belirlemek gerekir. Örneğin; iş ortamındaki dikkat dağıtıcı unsurlar çalışmayı zorlaştırıyorsa bunları ortadan kaldırmanın yolları aranabilir. Söz konusu etkenler, yöneticiler ve çalışanlar tarafından ortaklaşa belirlenerek herkes için uygun çözümler bulunabilir.
İşlerin önceliklerinin belirlenmesi de etkin zaman yönetimi yapmak için dikkat edilmesi gereken bir husustur. Aynı anda birden çok faaliyet yürütmek çalışanın üretkenliğinin azalmasına sebep olur. Hedeflerinizi öncelik ve aciliyet sırasına göre organize ederek vakit kayıplarını telafi edebilirsiniz.
İşletmeler Hangi Zaman Yönetimi Tekniklerini Kullanabilir?
Pareto analizi işletmelerde zaman yönetimi için tercih edilebilecek etkili bir metottur. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen bu yöntem, sonuçların %80’inin eylemlerin %20’sinden kaynaklandığı fikrine dayanır. Söz konusu yöntemi aşağıdaki adımları gerçekleştirerek uygulamak mümkündür.
Sorunları listelemek
Her soruna bir puan atamak
Sorunları nedenlere göre gruplandırmak
Grupların puanını toplayarak öncelik verilecek konuyu belirlemek
Pareto analizi, işlerin belli bir öncelik sırasına göre organize edilmesine yardımcı olur. Bu yöntemi uygulayarak akıştaki sorunları çözmek ve zamanı etkin bir biçimde kullanmak mümkündür. Söz konusu metod özellikle kriz yönetimi gerektiren durumlarda etkili olabilir.
GTD (Getting Things Done) şirketlerde uygulanabilecek zaman yönetimi tekniklerinden bir diğeridir. Amerikalı yönetim danışmanı ve yazar David Allen tarafından geliştirilen bu metodu uygulayarak karmaşık bir iş akışı basit ve anlaşılır hâle getirilebilir. GTD yöntemi aşağıdaki aşamaları içerir.
Eylemleri belirleyerek önem hiyerarşisi oluşturmak
Eylemlerin uygulanabilirlik seviyelerini belirlemek
Yapılacaklar listesi oluşturmak
Listede yer alan işleri önceliklendirmek
Listeyi gözden geçirerek tamamlanan görevlerin üzerini çizmek
Büyük işleri yaptıktan sonra küçük hedeflere yönelmek
Şirketiniz için zaman yönetimi planı yaparken bu yöntemlerden sadece birini kullanmanız gibi bir zorunluluğunuz bulunmaz. Söz konusu yöntemlerin iş planınıza uygun yanlarını yönlerini harmanlara sizin için en uygun zaman yönetim stratejisini yaratabilirsiniz.
Şirketlerin Sosyal Medya Paylaşımlarında Zamanlama Yönetimi Nasıl Olmalı?
Sosyal medya paylaşımlarında zaman yönetimi yapmak için öncelikle takvim oluşturmak gerekir. Paylaşım yapılacak mecralar belirlendikten sonra gönderileri kurgulamak faydalı olur. Aylık planlamaları önceden tamamlayarak markanızın sosyal medyada etkin bir biçimde varlık göstermesini sağlayabilir, bu sayede oldukça geniş bir kitleye ulaşabilirsiniz. Şirketiniz için sosyal medya paylaşımı yaparken gönderileri önceden belirlenen bir zamanda yayınlamak üzere programlamak da mümkündür. Facebook Business Creator Studio, Hootsuite, Tweetdeck gibi araçlar, böyle bir planlama için tercih edilebilir.
Paylaşım yapılacak günlerin ve saatlerin belirlenmesi de sosyal medya planı için önemli bir unsurdur. Hedef kitlenizin kullanım alışkanlıklarına göre haftada 3 ile 5 arasında gönderi planlayabilirsiniz. Bu paylaşımları, ulaşmak istediğiniz grubun internette yoğun olarak zaman geçirdiği saat aralıklarına denk getirmek de elde edeceğiniz sonucu daha başarılı kılar. Takvim oluştururken özel günleri de dâhil etmeniz tavsiye edilir.
Başarılı Zaman Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
Zaman yönetimi, iyi bir çalışma ortamı yaratır. İşler belli bir akış içinde planlandığında hedefleri gerçekleştirmek kolaylaşır. Böyle bir durumda çalışanların motivasyonu yükselir. Şirketinizde iyi bir iş ortamı yaratarak hizmet kalitenizi yükseltebilir ve tüketici memnuniyetini arttırabilirsiniz. Zaman yönetimi bunların yanında olumsuz durumlara karşı önlem alınmasına yardımcı olur. İş akışını planlayarak negatif durumlara, aksaklıklara ve krizlere karşı etkin çözümler üretmek mümkündür.